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1. Dokumentenzugriff ermöglichen

Allen Teammitgliedern Zugriff auf die für sie relevanten Dokumente zu ermöglichen, ganz egal, wo sich die Personen befinden, macht Home Office überhaupt erst möglich. Hier möchten wir uns anschauen, wie man die Daten erfolgreich bereitstellen kann.

Grundprinzipien

Dokumente müssen digital vorliegen.

Von zuhause aus auf Dokumente zu zugreifen, die in Schränken stehen, funktioniert natürlich nicht. Die Dokumente müssen digital vorliegen. Entweder, weil sie original digital erstellt , oder indem sie eingescannt werden.

Uns geht es dabei nicht darum, alle Aktenordner einzuscannen, sondern nur die Dokumente, die für die aktuelle Arbeit benötigt werden. Neue Dokumente werden natürlich digital erstellt und auch gespeichert.

Dokumente müssen zentralisiert vorliegen.

Werden Dokumente digitalisiert, darf dies nicht dazu führen, dass jeder Anwender diese in einem nur für sich erreichbaren Ort speichert, z.B. einem USB-Stick, dem Laptop oder sogar im privaten Cloud-Account. Alle im Arbeitsprozess Beteiligten müssen Zugriff auf die Dokumente haben, weshalb diese zentralisiert abgelegt werden müssen. Nur so können Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen eingehalten werden.

Dokumente sollten synchronisierbar sein.

Durch die geringere Bandbreite der Internetverbindungen im Vergleich zum internen Netzwerk am Standort ist es wertvoll, wenn Dateien im Hintergrund heruntergeladen und synchronisiert werden, und so jederzeit lokal für die Teammitglieder vorhanden sind. Dies minimiert Wartezeiten auf bspw. größere Downloads.

Lösungsansatz

Typischerweise gibt es in jeder Organisation einige Kernprozesse, welche mit spezialisierten Systemen und Werkzeugen abgebildet werden. Zusätzlich gibt es viele weitere Prozesse, welche weniger strukturiert und bspw. durch Word- und Excel-Dokumentvorlagen abgebildet sind.

Häufig sind spezialisierte Systeme (wie CRMs oder ERPs) schon webbasiert, und können grundsätzlich weiter verwendet werden - auch im Home Office.

Für alle Prozesse, welche über bspw. Word- und Excel-Dokumente abgebildet werden, ist die zentrale Dateiablage der Dreh- und Angelpunkt. Diese muss auch aus dem Home Office erreichbar sein – generell gibt es hier mehrere Ansätze:

Variante A: Klassische Dateiablage, häufig mit Zugriff per VPN

Bei der klassischen Dateiablage erfolgt ein direkter Zugriff auf Dateien der Dateiablage. Dies bedeutet, sobald der Nutzer eine bestimmte Datei  zum Öffnen anklickt, wird sie übertragen. Die Übertragung erfolgt also synchron, und der Nutzer muss warten bis die Datei vollständig übertragen wurde.

Wenn diese Dateiablage von außen zugreifbar ist, erfolgt dies typischerweise mit Hilfe eines VPN (Virtual Private Network). Dies ist eine Technik, mit der der Nutzer im Home Office eine gesicherte Verbindung zum Unternehmensstandort aufbaut. Damit können dann alle Systeme, welche auch im Büro zur Verfügung stehen, genutzt werden.

Bei nur wenigen Nutzern im Home Office ist typischerweise die Bandbreite des Heim-Internetanschlusses der begrenzende Faktor.

Wenn jedoch (wie momentan in der Corona-Krise) ganz viele Nutzer im Home Office sind, dann wird die ausgehende Bandbreite des Büronetzes (am VPN-Zugriffspunkt) der limitierende Faktor. Dies führt in der Praxis zu extremen Wartezeiten, wenn mit etwas größeren Dateien gearbeitet wird.

Was kann man da tun? Schauen wir uns Variante B - Nutzung einer Dokumenten-Cloud an.

Variante B: Nutzung einer Dokumenten-Cloud

Bei der Nutzung einer Dokumenten-Cloud werden die am häufigsten genutzten Dateien im Hintergrund zwischen dem zentralen System und meiner lokalen Kopie synchronisiert, d.h. der Nutzer kann direkt auf die Dateien zugreifen, ohne warten zu müssen.

Im Prinzip funktioniert dies wie Dropbox, nur für das eigene Unternehmen.

Bei der Nutzung von Open Source-Systemen (siehe unten) hat man weiterhin volle Kontrolle über alle Daten, und macht sie dritten (wie Cloud-Anbietern) nicht zugänglich.

Weiterhin ermöglichen diese Dokumenten-Clouds folgende weitere Vorteile:

  • Teilen von Dokumenten mit Externen: Man kann einen Link auf das Dokument an eine dritte Person (außerhalb des eigenen Unternehmens)  senden, und so einen Dokumentenaustausch ermöglichen.
  • Gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten: Häufig enthalten diese Lösungen Möglichkeiten, ähnlich wie in Google Docs gemeinsam und in Echtzeit (gleichzeitig) an Dokumenten zu arbeiten.

Variante C: Dokumenten-Cloud-System im Unternehmens-Standort

Bei besonders hohen Datenschutzanforderungen kann der Dokumenten-Cloud-Server auch im eigenen Unternehmensstandort stehen. Dies ist gewissermaßen eine Kombination der oben beschriebenen Varianten: Die Nutzer müssen sich per VPN im Unternehmensnetzwerk anmelden, und können dann mit der Dokumenten-Cloud interagieren.

Auch hier ist die Bandbreite des Unternehmens mit dem Internet der entscheidende Faktor (ähnlich wie bei Variante A), ob dies sinnvoll funktionieren kann.

Open Source Empfehlung als Dokumenten-Cloud: Nextcloud

Wenn schon eine Dokumenten-Cloud-Lösung im Einsatz ist, sollte diese einfach weiter verwendet werden. Falls solch eine Lösung noch nicht im Einsatz ist, empfehlen wir die Nutzung von Nextcloud als Dokumenten-Cloud.

Alternativen, welche auch gut funktionieren, sind:

  • Owncloud: sehr ähnlich zu Nextcloud (haben die selbe Grundbasis)
  • Seafile: weniger Funktionen, aber dafür skalierbarer für mehr Nutzer. Etwas schwieriger zu installieren.
  • kommerzielle Cloud-Systeme wie Google Drive oder Office 365 von Microsoft. Hier besteht allerdings die Gefahr des Vendor Lock-In-Effektes, d.h. dass man langfristig abhängig von diesem Hersteller ist – und eine Datenmigration im Nachhinein häufig schwierig ist.

Don'ts (davon raten wir ab)

  • verschickt Dokumente nicht per E-Mail, im schlimmsten Fall noch an die privaten E-Mail-Adressen der Mitarbeiter.
    • Falls man E-Mail verwendet, wird es extrem schwierig, den Überblick zwischen den verschiedenen Dokumentversionen zu bekommen. (Was ist die letzte Version dieses Dokuments?)
    • Je größer der E-Mail-Verteiler, desto problematischer wird es, die Kommunikationsstränge nachzuvollziehen. (Wer hat auf welches Argument geantwortet?)
    • Hier lauern jede Menge Datenschutz- und Compliance-Probleme.