Home Office - und jetzt?

War das Arbeiten von zu Hause in der Vergangenheit entweder ein Kuriosum der Technologiebranche oder ein besonderes Privileg, so erreicht es mit der Corona-Krise eine völlig neue Dimension. Aber wie gehe ich das Thema an, wenn bis jetzt alle im Büro gearbeitet haben und die Voraussetzungen für Home Office gar nicht gegeben sind? 

Momentan wird sehr viel darüber geschrieben bzw. wieder hervorgeholt, wie man im Home Office produktiv wird. Eine Suche danach bringt über 100 Mio. Ergebnisse bei Google. Diese Herausforderung kennen wir selbst sehr gut, da wir seit der Gründung von Sandstorm als verteiltes Team arbeiten. Zu keinem Zeitpunkt unserer 11-jährigen Geschichte haben wir alle gleichzeitig in der gleichen Stadt gearbeitet.

Über unsere Erfahrungen mit verschiedenen Programmen und Anwendungen für die Arbeit in verteilten Teams - dazu zählt natürlich auch die Arbeit von zu Hause - und wie diese Art der Arbeitsorganisation unsere Kultur geprägt hat, haben wir bereits in Folge 2, Folge 3 und Folge 18 unseres Sandstorm-Podcasts berichtet.

Die Organisations-Perspektive

Zusätzlich zu dieser persönlichen Sicht auf das Thema Home Office, stellt sich aus Organisationssicht die Frage, ob und wie gut man auf das Thema vorbereitet ist. In der Tech-Branche sind die Voraussetzungen schon sehr lange weit verbreitet: ein Laptop für jedes Teammitglied, digitale Kommunikationsmöglichkeiten via Handy, Chat und Video-Konferenz, sowie sicherer Zugang zu allen Programmen und Daten von überall. 

Auf welche Dokumente und Daten müssen die Teammitglieder zugreifen?

Diese Basis hat uns die Arbeit von zu Hause technisch sehr leicht gemacht. Dass es mit der gleichzeitigen Betreuung von Kita oder Schulkindern nochmal ganz anders ist, steht auf einem anderen Blatt. 

Je nachdem, wie die Arbeitsabläufe in einer Organisation, egal ob Unternehmen, Verein oder Verwaltung, organisiert sind, ist der Schritt ins Home Office eine große Herausforderung. Dabei stellen sich Fragen wie: 

• Auf welche Dokumente und Daten müssen die Teammitglieder zugreifen?
• Wie kommunizieren die Teammitglieder untereinander?
• Welche Arbeitsmittel benötigen meine Teammitglieder?
• Wie ändern sich Arbeitsabläufe und Prozesse?
• Und wie kann die Steuerung durch Vorgesetzte erfolgen?

Infrastruktur für die Heimarbeit

Die ersten drei Fragen sollten von Führungskräften zügig beantwortet werden. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Teammitglieder mittels Anwendungen vernetzen, deren Einsatz bpsw. unter DSGVO-Gesichtspunkten mindestens fragwürdig ist. Dazu zählen bspw. WhatsApp-Gruppen zur geschäftsspezifischen Kommunikation, private Dropbox zum Teilen von Geschäftsdokumente oder private E-Mail-Accounts.

Auch sollte geklärt werden, mit welchen Arbeitsmitteln Teammitglieder diese Anwendungen und Programme nutzen: gibt es Firmen-Notebooks oder -Desktop-PCs in ausreichender Anzahl? Wie kann eine sichere Verbindung ins Firmennetzwerk via VPN aufgebaut werden? Unter welchen Bedingungen kann vorübergehend auch mit privaten Geräten gearbeitet werden?

Um einmal konkrete Beispiele zu nennen, sehen unsere Antworten so aus: 

• Dokumente und Daten: Quellcode und Dokumente liegen in einer Versionsverwaltung (Gitlab)
• Kommunikation: interne Kommunikation erfolgt ausschließlich über Slack für Text sowie Discord für Ton und Screensharing, externe Kommunikation erfolgt via Email und auch Slack
• Arbeitsmittel: Laptop und Handy, ggf. Bildschirm, Maus, Tastatur und in der aktuellen Situation Bürostuhl und Schreibtisch aus unserem Büro

Voraussetzungen sind keine Erfolgsgarantie

Hard- und Software sind nur Grundvoraussetzungen, damit überhaupt von zu Hause gearbeitet werden kann. Eine weitere wichtige Komponente ist die Unternehmenskultur, die sich mit der neuen Organisationsform verändert und verändern muss. 

Dabei geht es uns bei Sandstorm nicht um die Frage, wie eine Überwachung der Teammitglieder organisiert wird. Wer seinen Teammitgliedern vor der Corona-Krise nicht vertraut hat, der wird durch die Krise keinen Anlass haben, dies plötzlich zu tun. Diese Problematik geht, unserer Ansicht nach, an der eigentlichen Fragestellung vorbei. 

Für uns im Mittelpunkt steht: Wie verändern sich Arbeitsabläufe und Prozesse durch die verteilte Arbeit von zu Hause?

Wie verändern sich die Arbeitsabläufe durch die verteilte Arbeit von zu Hause?

Gemeinsame Arbeit von verschiedenen Orten aus stellt neue Anforderungen an alle Teammitglieder. In welcher Form und wie oft informiere ich die anderen über meine Ergebnisse? Wie erfahre ich von neuen Aufgaben? Wie erfolgt die Dienstberatung, das Meeting oder das kurze Gespräch auf dem Flur?

Die Organisationskultur muss sich auf diese Veränderungen einstellen. Dies dauert eine Weile und da alle Beteiligten Menschen sind, wird einigen dieser Wandel leichter fallen als anderen.

Folgende Beispiele aus unserem Arbeitsalltag zeigen, wie Rituale an die Bedürfnisse des verteilten Teams angepasst sind:

• unsere tägliche Morgenrunde per Video-Konferenz (Daily) - mindestens einmal am Tag haben alle die Möglichkeit, sich für 15 Minuten zu sehen und zu hören
• eine Fika, um auch die Kaffeeküche in die virtuelle Welt zu bringen
• viele Audio- und Video-Gespräche auf der Arbeitsebene
• eine Audio- und Video-Lounge, in der Teammitglieder zufällig ins Gespräch kommen und Geselligkeit herrscht

Wenige Anpassungen genügen, um eine grundlegende Arbeitsfähigkeit im Home Office herzustellen.

Verschiedene Stufen

Die Einführung von Home Office und die Gewöhnung daran erfolgt nicht nach dem Motto "ganz oder gar nicht". Stattdessen sind wir der Meinung, dass oft schon wenige Anpassungen genügen, um eine grundlegende Arbeitsfähigkeit im Home Office herzustellen. Die Kernaspekte sind dabei, wie oben beschrieben, Daten und Dokumente verfügbar machen, Kommunikationskanäle klären und notwendige Arbeitsmittel bereitstellen.

Sind diese Dinge gegeben, können die Prozesse an die neue Situation angepasst und weitere Anwendungen zur verbesserten Zusammenarbeit eingeführt werden. Mögliche Stufen auf diesem Weg sind:

1. grundlegende Arbeitsfähigkeit - notwendige Mittel und Informationen sind verfügbar
2. Zusammenarbeit im Team - Software zur Kollaboration (Ton und Transparenz in der Kommunikation)
3. Video - Teammitglieder sehen sich in Videogesprächen
4. Echtzeit-Kollaboration und kreative Dienste - gemeinsame und gleichzeitige Arbeit an Dokumenten und in kreativen Prozessen

Stufen der Produktivität

Braucht ihr Hilfe? Sprecht uns an!

Wir stehen immer und besonders in der aktuellen Situation immer gern für Gespräche zur Verfügung. Lasst uns gern Erfahrungen teilen und gegenseitig Hilfestellungen geben. 

Sprecht uns gern mit konkreten Fragen an - per Email an kontakt@sandstorm.de oder per Telefon: 0351 4189 649. Wir freuen uns auf den Austausch mit euch!