Schriftlich kommunizieren ist schwer!

Seit drei Wochen sind wir wegen der Corona-Krise jetzt im Home Office. Und wir haben unsere ersten Erfahrungen als ausschließlich remote arbeitendes Team gesammelt. In unserem heutigen Weekly haben wir diese reflektiert.

Wie kommunizieren wir effektiv?

Die Rahmenbedingungen unserer Arbeit haben sich - mal wieder - geändert. Diesmal nicht dadurch, dass wir als Team gewachsen sind, sondern, dass wir viel stärker remote arbeiten.

In verschiedenen Situationen hat sich diese Woche gezeigt, dass unsere bisherigen Antworten auf die Frage “Wie kommunizieren wir effektiv miteinander?” nicht mehr so gut passen. 

Und da sich eine schlechtere Kommunikation im Team irgendwann auch auf unsere Leistungsfähigkeit auswirkt, setzen wir uns schnell zusammen und besprechen Verbesserungen.

4 Beispiele für Herausforderungen schriftlicher Kommunikation

Seit wir alle im Home Office arbeiten besteht unsere Kommunikation nicht mehr hauptsächlich aus kurzen direkten Gesprächen im Büro sondern primär aus schriftlicher Interaktion in Slack. In dieser haben wir einige Muster erkannt, welche Negativspiralen in Gang gesetzt haben: 

1. viele Nachrichten im Slack schnell hintereinander zu einem Thema (als Schlagabtausch von 2 oder mehr Parteien)
2. Jemand postet einen langen Text und als Leser habe ich das Gefühl, jetzt sofort etwas darauf antworten zu müssen (z.B. weil ich Angst habe, dass sonst eine falsche Entscheidung getroffen wird oder weil mich bestimmte Dinge an der Nachricht getriggert haben)
3. die Diskussion wird von der konkreten Ebene in einem Projekt-/Themen-Slack Channel auf die Team-Ebene geholt (also z.B. in #team weitergeführt)
4. mich stört eine Äußerung oder das Verhalten eines anderen Teammitglieds in einer konkreten Situation, ich traue mich aber nicht sie/ihn darauf anzusprechen

Nichts fördert das gegenseitige Verständnis besser, als das Gespräch zwischen zwei Menschen.

Unsere Antworten

1. schriftlicher Schlagabtausch

Statt viele Nachrichten in kurzer Zeit zu schreiben, ist es zielführender, wenn die Parteien das direkte, persönliche Gespräch miteinander suchen. Dies soll auch von Zuschauern angeregt werden.

2. Reaktion auf lange Texte

Die Fähigkeit “aktives Zuhören” spielt eine entscheidende Rolle: was wir in der verbalen Kommunikation anwenden, also die andere ausreden zu lassen und alles anzuhören, was die Person sagt, können wir auch in der schriftlichen Kommunikation anwenden. Den gesamten Text lesen. Wenn mich bestimmte Stellen triggern, den Text ohne diese Stellen lesen. Nicht sofort antworten, sondern ggf. eine Nacht drüber schlafen.

Wenn sich der Autor viel Zeit für einen Text nimmt, dann wird sehr wahrscheinlich auch eine reflektierte Antwort erwartet. Wir laufen Gefahr, Wichtigkeit mit Dringlichkeit zu verwechseln und antworten schnell auf die wenigen Punkte, die uns triggern, als uns die Zeit für eine akzentuierte Antwort zu nehmen.

3. Verallgemeinerung der Diskussion

Hier sollten die Beteiligten das persönliche Gespräch suchen. Offensichtlich gibt es solche Differenzen, dass eine größere Bühne für die Diskussion gesucht wird. Die Gefahr, dass es hier persönlich wird, ist viel größer.

4. Teammitglieder auf Unangenehmes ansprechen

Wenn mich die Äußerung eines Teammitglieds stört, dann gibt es also einen Punkt, an dem ich das Gefühl habe, dass wir nicht aligned sind. Weil wir die gleichen Informationen unterschiedlich interpretieren, weil wir unterschiedliche Informationen haben, weil wir unterschiedliche Maßstäbe an die Bewertung anlegen, weil unsere Wertesysteme unterschiedlich sind oder eine Million andere Gründe. Mein Ziel ist es, dass die beste Entscheidung für Sandstorm getroffen wird und dies sehe ich mit der Äußerung des Teammitglieds gefährdet. Wenn ich dem anderen Teammitglied aber ebenfalls unterstelle, dass sie/er die beste Entscheidung für Sandstorm und sich als Person treffen möchte, dann möchte ich ihr/ihm mit meinem Feedback dabei helfen, indem ich Informationen oder Einschätzungen teile, die das andere Teammitglied noch nicht hat. 

Wenn also im Umkehrschluss, jemand mit Feedback zu mir kommt, dann möchte sie/er mir helfen, eine bessere Entscheidung zu treffen. Wird dieses Feedback mit Wertschätzung überbracht, dann können auch schwierige Themen direkt persönlich angesprochen und geklärt werden.

Ist das direkte persönliche Gespräch nicht möglich bzw. nicht gewünscht, kann ich einen Dritten als Moderator hinzubitten.  

Schon oft gehört...

Manche Dinge hat man schon hundertmal gehört und macht sie trotzdem falsch. So fühlt es sich irgendwie an, wenn wir die Herausforderungen größtenteils schriftlicher Kommunikation direkt erfahren.

Jetzt, da wir die Erfahrung selbst machen, ist die Lernerfahrung viel persönlicher und ich bin gespannt, wie sich unsere Kommunikation durch die Corona-Krise noch verändern wird. Ich kann mir gut vorstellen, dass wir noch mehr Stellen finden, die wir in der nächsten Zeit anpassen werden.

Wir freuen uns, wie immer, über Feedback und Kommentare!