Folge 1 - Strategieworkshop 2019

Martin P.
Willkommen beim Sandpapier, unserem Stanstorm Weekly, bei dem wir uns regelmäßig über unsere Herausforderungen und Experimente unterhalten. Heute sind wir bei Tobias Gruber

Tobias
Hallo!

Martin P.
Hallo Tobias! Und Martin Hauke.

Martin H.
Hallo!

Martin P.
Hallo Martin. Und natürlich mit mir Martin Penkert. Sandstorm macht die Dinge ja schon etwas anders. Zum Beispiel gibt es bei uns irgendwie keinerlei Hierarchie. Ich weiß nicht, wie euch das geht, aber immer wenn ich das irgendwo erwähne, dann führt das ziemlich schnell zu faszinierenden Gesprächen. Habt ihr das auch? Kennt ihr das auch?

Tobias
Ja, also mir geht das auf jeden Fall ganz genauso. Die Augen werden groß und man sieht das ein oder andere Katzen am Kinn oder am Hinterkopf nach dem Motto, hey, wie meint ihr das? Bei uns läuft alles über die Hierarchie.

Martin H.
Ja, ich habe ähnliche Erfahrungen, also generell, wenn ich in der Familie oder im Freundeskreis darüber erzähle, dann muss ich erst einmal ein ganzes Stück ausholen, um wirklich zu erklären, wie das hier abläuft und dann kommen immer mehr Fragen und am Ende läuft es daraus hinaus, dass dann das ganze Gespräch erst einmal Richtung Sandstorm abdriftet. Also, erklären, erklären, erklären.

Martin P.
Und wie kommt ihr da rein? Also wie erklärt ihr das, das Hierarchie irgendwie? So ein Ding ist, was man gar nicht braucht.

Tobias
Also, ich habe solche Gespräche schon ein paar Mal geführt und der Einstieg ist ja meistens, hey, wir bei Senso und wir versuchen, das ohne Chef und ohne Mitarbeiter Unterschied zu machen, das Arbeiten. Und dann kommt meistens eine Nachfrage, ja, aber wie ist denn das? Irgendjemand muss doch die Entscheidung treffen und jemand muss die Verantwortung übernehmen. Und da ist man eigentlich schon am Kern der Sache. Die Leute, die Entscheidungen treffen, sind in der klassischen Hierarchie ja oft die Vorgesetzten, die Chefs. Aber die Frage ist, wer ist denn tatsächlich am geeignetsten, um eine Entscheidung zu treffen? Ist das ein Vorgesetzter, der nur durch höhere Sagen bestimmte Informationen zugetragen bekommt und dann aufgrund seiner Position eine hoffentlich gute Entscheidung treffen kann? Oder gibt es ganz viele Entscheidungen, die am allerbesten von den Leuten getroffen werden, die im direkten Kundenkontakt sind, die das tatsächliche Problem haben und die in den meisten Fällen eigentlich nur einen Rat brauchen von jemandem, der vielleicht in einer ähnlichen Situation schon mal eine ähnliche Erfahrung gemacht hat?

Martin P.
Was du jetzt nicht gesagt hast, was ich aber immer ganz spannend finde, ist das Manager-of-one-Prinzip. Ich weiß nicht, Martin, hast du das schon gehört? Du bist ja jetzt relativ neu bei Sandstorm. Hast du schon mal mit Manager-of-one dich auseinandergesetzt?

Martin H.
Also ich habe es bis jetzt am Rande mitbekommen, es wurde ja mehr oder weniger täglich gelebt, deswegen habe ich das in diesem Wortschatz noch nicht gehört, aber ich kriege es halt mit, dass generell das hier so gelebt wird, aber ich kann jetzt nichts expliziter dazu sagen, also ich habe noch keine Anbordingssession dazu.

Martin P.
Umbroading Session ist ein gutes Stichwort. Auch so ein Ding, was wir anders machen, als ich das von früher kenne. Wenn man bei Sandstorm anfängt, dann hat man irgendwie so Termine plötzlich im Kalender, da steht dann Umbroading Session. Was passiert denn da?

Martin H.
Also, für mich war es auf jeden Fall auch was Neues. Mir wurde es ja im Vorfeld auch so kommuniziert, dass es diese Onboarding Sessions gibt. Und ich war tatsächlich recht aufgeregt und neugierig, als dann die erste Onboarding Session auch wirklich mal anstand. Und dann hat der Tobi mich zur Seite genommen und gesagt, hey, komm, wir machen das jetzt mal. Und ich glaube, das erste war, dass mit dem Kulturposter von ZenStorm, wo es so um den ZenStorm-Way so ein bisschen ging. Und man setzt sich dann wirklich hin. Meistens, also bis jetzt war es eigentlich immer mit dem Tobi. Und der nimmt sich dann wirklich Zeit und erklärt einem dann bestimmte Themen. In dem Fall geht es um darum, wann wir bei ZenStorm zum Beispiel uns Zeit nehmen, uns mal weiterzubilden oder was zu lernen oder wenn wir eine Idee haben, wie wir damit umgehen. Und dann wird das erstmal ein bisschen erklärt. Dann kann man Fragen stellen und ein bisschen darüber diskutieren. Und ja, es ist immer sehr schön, um so ein bisschen in diesen ZenStorm-Way auch reinzukommen. Also um dieser, wie arbeiten wir hier, wie gehen wir miteinander um, wie funktioniert das hier alles? Wenn ich Fragen habe, dann wird mir das jetzt sehr gut geholfen.

Tobias
Genau, und die Intention hast du auch gerade schon super zusammengefasst. Es geht darum, dass die Kultur, die ja immer ein Eisberg ist in der Firma, dass wir über möglichst viele Sachen, die uns bewusst sind, explizit sprechen. Was sind unsere Werte? Wie kommunizieren wir miteinander? Mit welchem Mindset gehen wir an die Arbeit miteinander und auch mit unseren Kunden ran? Und um das ganz explizit zu transportieren, haben wir diese Onboarding Sessions, die sich typischerweise ungefähr ein halbes Jahr momentan ziehen. Also durch die ganze Probezeit und dann, ich sag mal, im Rhythmus ein bis zwei, drei Wochen, haben wir da mittlerweile bestimmt zehn, zwölf Themen von den ganz allgemeinen Sachen, die die Martin gerade angesprochen hatte, wie unser Kultur-Poster und die Seven Habits of Highly Effective People bis hin zu Scrum und Projektmanagement-Methodik, die wir bei Sandstorm einsetzen.

Martin P.
Jetzt haben wir ja letzte Woche auch so ein anderes Sandstorm-Ding erlebt, das ich vorher auch nicht in der Art kannte. Das sind unsere Strategieworkshops. Letzte Woche haben wir uns wieder zurückgezogen nach Nossen diesmal in die Seminarfabrik und haben mal zwei Tage ganz intensiv uns mit uns beschäftigt. Für mich war es der zweite Strategieworkshop, aber das dritte Event in der Art. Martin, für dich war es fast was ganz Neues.

Martin H.
Also für mich war es wirklich was, was ich es noch nicht erlebt habe. Ich war vorher auch recht gespannt. Es wurde halt von vielen Leuten auch gesagt, die hier das schon mitgemacht haben, dass es super cool ist, aber auch super anstrengend und genauso war das am Ende auch. Also man lernt sehr schnell sehr viel über die Leute, mit denen man ja so täglich zusammenarbeitet und auch zusammen generell Dinge unternimmt. Und man kriegt so wie so einen kleinen Boost an Informationen darüber, wie die anderen so ticken und auch wie man selber tickt in dem Fall bei dem Event. Und so mir hat es persönlich sehr geholfen, um hier noch besser anzukommen.

Martin P.
Wir hatten ja zwei Tage und der erste Tag war sehr intensiv im Thema, wie wirken wir als Sensrum eigentlich. Tobias, du hast das mit vorbereitet. Du warst also sicher einer der führenden Köpfe in der Vorbereitung. Warum ist dir das Thema wichtig?

Tobias
Wir hatten in diesem Jahr einige Situationen, wo uns bewusst geworden ist, dass unsere Kommunikation und wie wir nach außen wirken, zu Missverständnissen geführt hat. Das war sozusagen die negative Seite und die positive Seite ist, wir haben uns letztes Jahr, also ziemlich genau vor zwölf Monaten auf dem Stradigi-Workshop angefangen, mit dem Thema zu beschäftigen, welches Ziel wir als Sandstorm verfolgen. Und dieses Ziel, was wir da herausgearbeitet haben, damit wir das auch nach außen transportieren können, dann soll das natürlich idealerweise Hand in Hand gehen mit unserer Außenwahrnehmung. Das heißt, was wollen wir denn als Sandstorm erreichen, wo wollen wir uns hin entwickeln, welche Probleme wollen wir lösen. Ja, und diese beiden Perspektiven haben wir an dem ersten Tag versucht zusammenzubringen und daraus auf der einen Seite eine Kommunikationswerkzeugkoffer zu bauen und auf der anderen Seite auch nochmal ganz explizit darüber zu sprechen, welche Vertriebsaktivitäten, welche Marketingaktivitäten wir unternehmen, um gezielt nach außen zu wirken.

Martin P.
Okay. Du hast gerade gesagt, dass wir Missverständnisse mit Kunden hatten. Das finde ich ganz spannend. Wie sind die denn rausgekommen? Also ich stelle mir das jetzt so vor, wir sind ja als Firma noch sehr transparent. Also wir sprechen mit unseren Kunden wie mit Partnern. Wir sind da sehr, sehr offen in der Kommunikation. Und trotzdem haben wir das Bedürfnis, uns einen kompletten Tag zurückzuziehen und mal über Missverständnisse zu sprechen. Gibt es da was, ein ganz konkretes, was dich dazu gebracht hat, dass du sagst, das hier ist ganz besonders wichtig, wir müssen das auf jeden Fall mal alle zusammen besprechen.

Tobias
Ja genau, also wir hatten dieses Jahr stand für uns so im Zeichen, wir probieren uns mal an öffentlichen Ausschreibungen und das ist natürlich eine besondere Situation, weil die Kommunikation, die man mit dem potenziellen Kunden haben kann, extrem reglementiert ist. Man kann nicht einfach zum Kunden hinfahren und mal mit dem reden und einfach mal hören, hey was ist denn dein Problem und wie funktioniert das, sondern das läuft natürlich nach einem ganz festen Schema ab. Und ganz viel der Kommunikation ist in der ersten Phase nur schriftlich über Bieterfragen und dann gibt man das erste Angebot ab und kann dort hoffentlich transportieren, was man dem Kunden mitgeben will oder was man an Fragen hat. Und wir hatten dieses Jahr zwei, drei Situationen, wo dieses erste Angebot zwar ganz gut aufgenommen wurde, aber es dann in der weiteren Kommunikation nicht dazu geführt hat, dass wir die Ausschreibung gewonnen haben und hinterher haben wir natürlich mal hinterher telefoniert, um herauszufinden, ok woran lag es denn und da gab es durchaus zwei Situationen, wo wir das konkrete Feedback bekommen haben, dass wir den Kunden nicht abgeholt haben, dass sich der Kunde nicht abgeholt gefühlt hat durch das, was wir gesagt haben und da wollten wir auf dem Strategiewerkshop ganz tief reingucken und verstehen, was haben wir vielleicht an falschen Signalen gesendet, wie kann das beim Gegenüber angekommen sein, wenn wir so, wie du es gerade besprochen hast, so schonungslos, offen und transparent sind und da sind spannende Erkenntnisse rausgekommen.

Martin P.
Welche Kenntnisse genau, meinst du?

Tobias
Wir hatten dann am Ende ein ganzes Flipchart voll mit klein geschriebenen Werkzeugen, wie wir unsere Kommunikation verbessern können. Das eine ist, dass wir uns noch viel stärker in den Kunden hinein versetzen müssen, wenn wir kommunizieren und das natürlich die Vorgeschichte eine große Rolle spielt. Also wenn wir beispielsweise hatten wir dieses Jahr eine Situation, wir haben ein Angebot auf eine Ausschreibung gemacht und das war erst in einem sehr großen oder in einem mittleren sechsstelligen Bereich und dann kam die Info, ja der Kunde hat aber nur einen fünfstelligen Betrag für das Thema vorgesehen und jetzt müssen wir das Angebot mal bitte auf diese Summe zu eindampfen und damit waren wir die ganze Zeit im Denken, okay was müssen wir alles weglassen und das hat sich auch in unserer Kommunikation ausgewirkt, so dass wir immer kommuniziert haben, dass es ein Minimalkompromiss ist und dass da nicht viel Luft ist nach links und rechts, obwohl natürlich auch ein fünfstelliger Betrag noch ein ordentliches Projekt ist und das war eine ganz wichtige Erkenntnis, dass wir uns da viel besser in die Kundensituation reinversetzen müssen, wenn der Kunde sagt, hey ich habe hier einen fünfstelligen Betrag, den ich für ein Projekt ausgeben möchte, dann erwartet der nicht, dass ihm die ganze Zeit gesagt wird, ja damit kriegst du nur eine minimale Lösung.

Martin P.
Ja, ist ja auch verständlich. Bist du zufrieden mit dem mit dem ersten Tag? Also ich frage dich jetzt nicht als Gründer der Firma und als einer der ältesten hier längsten Mitarbeiter, sondern tatsächlich als derjenige, der das vorbereitet hat.

Tobias
Ja, ich fand es mega gut, die zwei Aspekte, die ich vor uns angesprochen hatte. Einmal dieses drüber sprechen, unser 10-Jahres-Ziel, wie konkretisieren wir das? Und dann auch die offene Kommunikation im Team, die es wirklich jedem ermöglicht, sich zu melden, seinen Input zu geben, zu sagen, hey, mit bestimmten Sachen bin ich nicht zufrieden, da erwarte ich mehr von uns oder da gefällt mir das Vorgehen nicht so richtig, dass wir da offen sind, dass das alles gehört wird und jeder die Möglichkeit hat, seine Sicht auf die Welt da reinzuwerfen und dass es eben nicht ein Frontalvortrag ist, wo dann gesagt wird, okay, auf folgende Art und Weise muss unsere Kommunikation jetzt in Zukunft laufen, damit sie besser wird, sondern das war ein Brainstorming, ein Sammeln im Team und da kommen aus allen Richtungen, egal ob das jetzt neue Pen-Scorer sind, die erst seit einem Monat dabei sind oder Studenten, die einmal wieder bei uns sind, es kommen immer wieder, kommt dort echt gute Input aus dem gesamten Team und der, ich denke, erweitert für alle den Horizont.

Martin P.
Wir hatten ja noch einen zweiten Tag und dem zweiten Tag ging es vor allem um die Innensicht. Und das war für mich eigentlich der krassere Tag, um ehrlich zu sein. Wir haben uns damit beschäftigt, wer wir sind und wie wir auf andere wirken damit. In der Vorbereitung sollten wir genau die Frage ja schon mal klären und uns einen Text überlegen. Alleine die Auseinandersetzung war für mich zumindest sehr aufwendig. Martin, an dich noch mal vielleicht die Frage. Wie hast du dich darauf vorbereitet?

Martin H.
Also gefühlt zu wenig im ersten Moment. Ich habe nicht gerechnet damit, dass es so krass wird. Wir hatten diese Hausaufgabe, wo wir uns einschätzen sollten, wie wir selber so ticken und wie das auf andere wirkt. Und ich habe mir da ein paar Stichpunkte gemacht. Und als dann die ersten angefangen haben, ihre Fließtexte vorzulesen, dachte ich so, oh, oh, oh. Hab dann aber zum Glück, glaube ich, trotzdem alles gut hinbekommen. War auch nicht der einzige mit Stichpunkten. Aber es hilft, glaube ich, schon, sich einfach mal über sich selbst zu reflektieren und zu überlegen, also allein, also über selbst reflektieren ist eine Sache, aber dann wirklich zu überlegen, wie wirkt das auf andere, war für mich tatsächlich mal was, ja, war ich ganz froh, das mal gemacht zu haben. Und auch in dem Kontext jetzt von diesem Event war das interessant, wie andere sich selbst einschätzen und wie sie denken, dass sie auf jemanden wirken. Und wenn man dann das ins Verhältnis jetzt dazu, wie man selbst diese Leute wahrnimmt und dann auch andersherum wieder sich selbst einschätzt, guckt, wie man auf andere wirkt und dann hinterher oder in dem Fall sogar vorher hören, wie man selbst auf diese Leute wirkt. Also wir hatten ja vorher diese Energiedusche gemacht, was ich eigentlich, das war ziemlich clever, wo es darum ging, dass man für jeden in der Runde mal aufschreibt, was man an dem zu schätzen weiß und was man an dem gut findet. Und das haben wir uns dann ja alle der Reihe nach gesagt, also es ging ja halt rum, dann pro Person wurde dann von jedem in der Runde gesagt, hier an dir mag ich besonders das, ich weiß zu schätzen, dass du dieses tust und dass du so und so bist. Und das hat natürlich noch mal enorm geholfen, sich zu öffnen, weil man diesen kleinen Egoboost hatte und auch gemerkt hat, okay, es gibt Dinge, die an einem gut gefunden werden und das nicht zu knapp anscheinend.

Martin P.
Ja, man muss sich das vorstellen. Also 17 Leute oder 16 Leute erzählen einem nacheinander, was sie an einem zu schätzen wissen. Das dauert irgendwie so acht Minuten. Du sitzt einfach nur da, schwitzt und hast feuchte Hände und weißt überhaupt nicht, wo du hin versinken sollst.

Martin H.
Das ist schon sehr krass. Ja, auf jeden Fall. Das war eine sehr krasse Erfahrung. Also für mich war der zweite Tag auch wesentlich also spannender, anstrengender, aber auch wertvoll. Also der war wirklich sehr, sehr wertvoll für mich. Ich habe dafür ausziehen können.

Martin P.
Okay. Ich musste zustimmen. Also ich fand auch den zweiten Tag, ich glaube, für das Team unglaublich gut. Ich habe das jetzt im Nachhinein noch mit ein paar Leuten besprochen, die halt, die, ich sag mal, in klassischen Teams arbeiten, mit klassischen Hierarchien und die von ihren Arbeitskollegen wissen, dass sie vielleicht verheiratet sind oder auch nicht. Also für das Team an sich, für dieses Zusammengehörigkeitsgefühl und das Verständnis füreinander war das echt ein phänomenaler Tag. Also ich weiß nicht, Tobias, wieder du hast es vorbereitet. Hast du das erwartet? War das das, was du wolltest oder was du im Kopf hattest oder?

Tobias
Ja, also wir haben natürlich in der Vorbereitung von so einem Strategie-Workshop, der entsteht im Kopf schon mindestens zwei Monate vorher. Da fangen wir an fürs ganze Team zu sagen, hey, denk dran, dann und dann ist Termin für Strategie-Workshop, wir sammeln Themen. Und Sebastian, Flo und ich hatten uns zusammengesetzt eine Woche vorher und hatten genau diesen zweiten Tag nochmal gar nicht inklusiv vorbereitet. Und das Thema Wie schaffen wir es, das Vertrauen im Team weiter zu stärken und das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken? Da wir auch ein verteiltes Team sind, war ganz oben auf der Agenda. Und zum Glück hatten wir dieses Jahr nach der Neos-Konferenz in dem Sprint, den wir hier in Dresden gehostet haben, hatte die Gina Steiner von Zeitgeist, hatte diese Methodik mitgebracht für die Retrospektive, die I Wish I Like Runde. Und das haben wir adaptiert und uns tatsächlich mehrere Stunden lang sehr intensiv darüber diskutiert, wie wir das machen, wie wir dafür auch einen ganzen Tag nutzen wollen.

Martin P.
Das wäre aber kürzer auch gar nicht möglich gewesen. Also, wenn ich mir vorstelle, dass wir quasi nur die erste Hefte gemacht hätten, dann hätte da irgendwie das eigentlich Interessante gefehlt, oder?

Tobias
Genau, und das haben wir natürlich auch im Plan gemerkt. Das, was Martin vor uns angesprochen hat, dass er sich Stichpunkte für die Selbstreflektion gemacht hat, das war ja schon mit der Ansage, hey, ihr habt dann zwei Minuten, um das vorzustellen. Und was wir dann beim Durchlaufen dann auch gemerkt haben, ist alleine diese I like Runde, also was gefällt mir an jedem, hat in Summe vier Stunden gedauert. Wir haben uns angeguckt, wie, was, vier Stunden sind schon rum, jetzt ist Mittagspause.

Martin P.
Mhm, ja.

Tobias
Das war Wahnsinn.

Martin H.
Das war's für heute.

Martin P.
Okay, also Strategiewerkshop, ich bin immer noch geflasht. Ich weiß nicht, ob euch das auch so geht. Definitiv ja.

Tobias
Es ist immer wieder Wahnsinn zu sehen, wenn ich inhaltlich in der Vorbereitung mit drinstecke und was dann aber draus wird, also was das Team dann draus macht, weil wir versuchen ja diesem Rahmen irgendwie zu geben. Aber was dann inhaltlich passiert, das ist fast immer offen. Und dieses Mal, also gerade der zweite Tag, der war mega. Also das Wort, das am Ende kam, als wir kurz reflektiert hatten, war ja krass, also anstrengend. Es hat sich angefühlt wie nach einem Ausdauerlauf, weil die inneren Emotionen so hochgekommen sind, aber gleichzeitig vom Team zurückgespiegelt wurde, dass es völlig okay ist, wie man sich fühlt und dass auch Wünsche und Feedback und Kritik, die geäußert wurden, auf eine ganz wertschätzende Art und Weise rübergebracht wurden und diese Verletzlichkeit, die man zugelassen hat, diese Öffnung, dass die absolut gut aufgenommen wurde, das hat mich mega beeindruckt.

Martin P.
Das war ein super Schlusswort. Für heute sind wir am Ende. Ich danke euch beiden für das Gespräch und freue mich auf die nächste Folge. Wir werden uns nächstes Mal unterhalten über unsere Remote Kultur. Das wird gerade für mich auch sehr wichtig. Vielen Dank.

Martin H.
Ja, mach's gut.