Sandstorm Strategie Workshop 2015

Anfang November haben wir unseren ersten Strategie Workshop mit dem ganzen Team durchgeführt. Dafür haben wir uns zwei Tage lang in unserem Büro in Dresden eingeschlossen und uns selbst viele Fragen gestellt. Wie wir dabei vorgegangen sind, welche Erfahrungen wir gemacht haben und welche Ergebnisse wir erarbeitet haben, möchte ich euch in diesem Artikel vorstellen.

Vorbereitung

Bereits zu unserem Sommerfest hatte es sich abgezeichnet, dass es absolut sinnvoll wäre, einen Strategie Workshop mit dem gesamten Team durchzuführen. Mit Nico und Bastian waren seit dem Sommerfest zwei weitere Teammitglieder zu uns gestoßen und durch Alex und einen weiteren Kandidaten (seit 1. Januar ist Eric Sandstormer!) hatten wir ein rasantes personelles Wachstum hingelegt. Gleichzeitig hatten wir auch einige neue Projekte begonnen, wodurch sich zeitweise drei verschiedene Teams innerhalb von Sandstorm gebildet hatten - eine für uns neue Situation. Diesem Wachstum wollten - und mussten - wir Rechnung tragen, indem wir uns alle intensiv über die Strategie austauschen und eine gemeinsame Vision für Sandstorm entwickeln wollten.

Agenda

Die erste Frage, die wir uns gestellt haben war: wie soll die Agenda für das Strategie Meeting aussehen? (Anfangs sollte es noch ein "Meeting" sein, während der Vorbereitung zeigte sich aber, dass es viel eher ein Workshop werden würde.) Florian, Sebastian und ich haben dazu Ideen gesammelt und das ganze Team eingeladen, ihre Vorstellungen, Fragen oder Themen beizusteuern und diese in der in unserem Intranet zugänglichen Liste zu ergänzen. Ca. drei Wochen vor dem Strategie Meeting haben wir uns an einem Abend zu dritt ins Büro gesetzt und die Stichpunktliste bearbeitet. Themenblöcke und deren Reihenfolge, konkrete Ergebnisse und Erarbeitungsweisen sowie eine Einteilung, wer von uns welchen Teil moderieren sollte waren das Ergebnis.

Obwohl wir uns an diesem Abend sehr gut mit dem Ergebnis fühlten, zeigte sich eine Woche vor dem geplanten Termin, dass unsere Agenda nüchtern und bei Tageslicht nicht mehr nachzuvollziehen war. Ein erster Präsentationsentwurf zu den geplanten Themen wurde von uns dreien förmlich zerrissen und es entwickelte sich eine hitzige mehrstündige Diskussion, wie die Agenda stattdessen aussehen sollte. Nach zwei bis drei weiteren Gesprächen kristallisierte sich dann eine Themengruppierung heraus.

Unsere Agenda war geboren:

• Ziel 1: Wie bekommen wir “The Sandstorm Way of Working” zuverlässig reproduziert?
  • Wie wollen wir zusammen arbeiten?
    • Wie groß sollte das Projekt-Team sein mit dem ich arbeite?
    • Wie oft möchte ich Projekte switchen? Möchte ich das?
  • Wie können wir möglichst gut voneinander lernen?
    • Wie empfinde ich das Lernen heute?
    • Wie stelle ich mir meine persönliche Entwicklung bei Sandstorm vor?
    • Sektor-Diagramme
    • Skill-Brainstorming und Skills
    • Diskussion: Lernen im Daily Business
  • Brauchen wir Job Titel?
• Ziel 2: Wie soll sich Sandstorm in Zukunft entwickeln?
  • finanzielle Situation (Ist Darstellung)
  • Gehälter
    • Erwartungshaltung zur Gehaltsentwicklung
    • Wie legen wir fest, wer wie viel verdient?
  • finanzieller Puffer
    • Welche Auswirkungen hat ein Puffer?
    • Wie viel Zeit/Geldpuffer wollen wir haben?
  • Wie wollen wir Geld verdienen?
    • Projekte vs Produkte vs Consulting
  • Wachstum?
    • Wollen wir weiter wachsen?
    • Unter welchen Bedingungen?
  • Gehälter 2
    • Wie sollen sich unsere Gehälter im nächsten Jahr entwickeln?
• Ziel 3: Warum Sandstorm?
  • Sandstorms Igel Konzept?
  • Warum arbeiten wir bei Sandstorm und spiegelt sich das in unserer Brand wieder?
    

Regeln

Die Agenda in Form von Fragen zu formulieren spiegelte das wieder, was wir für die darin zu besprechenden Themen geplant hatten: jeder Agendapunkt bestand wieder aus mehreren Fragen, die im Team eine Diskussion zu einem bestimmten Theme auslösen und leiten sollten. Dies war eine für uns gänzlich neue Vorgehensweise, die wir noch nie probiert hatten. Da wir uns bewusst waren, dass insbesondere offene Fragen schnell eine Eigendynamik entwickeln können, ergaben sich fast automatisch einige Regeln für unseren Workshop:

• Erzähler: Ich-Botschaften
• Zuhörer: Aktiv zuhören
• Bauchgefühl abholen (persönliche Meinung) vs Diskussion (Gruppendiskurs) vs Brainstorming (Ideensammlung)
• zusätzlich haben wir nach Beginn des Workshops recht schnell einen "Talking Stick" eingeführt

Mit diesen Regeln haben wir für jede Frage der einzelnen Agenda-Unterpunkte im Vorhinein festgelegt, auf welche Art und Weise sie beantwortet werden soll (Bauchgefühl abholen / Diskussion / Brainstorming) und was wir mit dem Ergebnis machen wollen. Durch diese genaue Planung wollten wir ganz bewusst steuern, an welchen Stellen die Meinung jedes einzelnen gehört werden muss und wo die Diskussion in der Gruppe zu einem Theme sinnvoll wäre.

Teilnehmer

Zusätzlich zu allen Teammitgliedern hatten wir unseren Werkstudenten Alex und unseren aktuellen Bewerber Eric zu unserem Strategie Workshop eingeladen. Alex einzuladen war für uns ein no-brainer, da er sich bereits während seines Praktikums brilliant ins Team eingefügt hatte. Einen Bewerber zu unserem Strategie Workshop einzuladen war dagegen keine schnelle Entscheidung. Die Idee war daraus entstanden, dass Eric bereits sein Probearbeiten absolviert hatte und uns damit fachlich überzeugt hatte. Die Frage ob und wie gut wir menschlich zusammenpassen würden, war damit aber noch nicht 100%ig beantwortet worden. Da wir vorhatten, alle Themen offen mit dem gesamten Team zu diskutieren, erschien es uns letztlich aber nur zwingend logisch, Eric dazu einzuladen und ihn unsere Firmenkultur erster Hand erfahren zu lassen.

Durchführung

Der Workshop lief in jeder Hinsicht verblüffend gut. Das gesamte Team hat sich in den Themen wiedergefunden und ehrlich, persönlich und offen die gestellten Fragen erörtert oder beantwortet. Die Workshop Regeln haben uns dabei unglaublich gut geholfen, den Fokus zu bewahren und nicht in ablenkende Diskussionen abzuschweifen.

Unser Konzept, auf der einen Seite klare Fragen vorbereitet zu haben, ohne ein bestimmtes Ergebnis vorweg zu nehmen, ist dabei aufgegangen. Die Moderation der einzelnen Themenblöcke hatten wir im Vorhinein aufgeteilt und während unseren Gesprächen fand sich immer ein Teammitglied, dass die Kernaussagen am Whiteboard dokumentierte und damit eine flüssige Diskussion ermöglichte. Durch die vertrauenswürdige Atmosphäre konnten wir sowohl auf inhaltlicher als auch persönlicher und emotionaler Ebene Erwartungshaltungen abholen, Vorstellungen verstehen und Ziele erklären. Dadurch haben wir uns als gesamtes Team sehr intensiv kennengelernt und eine starke Basis für unsere tägliche Zusammenarbeit geschaffen. 

Für uns völlig überraschend haben wir es an beiden Workshoptagen geschafft, die inhaltlichen Themen bis 17 Uhr zu besprechen und keine Nachtschicht einlegen zu müssen. Damit blieb am ersten Abend noch viel Zeit für ein entspanntes gemeinsames Abendessen und einen Ausklang bei einer Runde Billard. 

Ergebnisse

Alle Ergebnisse unseres Workshops aufzulisten würde diesen - jetzt schon sehr langen - Blogartikel sprengen. Einige möchte ich dennoch nennen. Wichtig ist mir darauf hinzuweisen, dass alle Ergebnisse unseren aktuellen Kenntnisstand widerspiegeln und jederzeit wieder zur Diskussion gebracht werden können. Es ist uns sehr wichtig hervorzuheben, dass wir nicht der Weisheit letzten Schluss entdeckt haben, sondern eine für uns in unserer aktuellen Situation passende Möglichkeit. Sollte sich etwas an den Rahmenbedingungen ändern oder wir neue Erkenntnisse erlangen, so kann potentiell jede Entscheidung überprüft und neu getroffen werden müssen.

Die folgenden Ergebnisse sind bereits umgesetzt und nach außen hin sichtbar:

• Wir haben uns entschieden keine Job Titel mehr zu verwenden. Wir wollen als Personen nicht nur auf eine Wortkombination reduziert werden, sondern bringen uns als ganze Person in unseren Job ein. Das wollen wir in Zukunft noch stärker auf unserer Website herausstellen.
• Wir haben Prototyping und das Kickstarten von MVPs (Minimum Viable Products) als Stärken von uns identifiziert, mit denen wir insbesondere Startups ansprechen wollen. Diese Positionierung haben wir bereits auf unsere Website gebracht und wir befinden uns bereits in Gesprächen mit zwei potentiellen Kunden aus diesem Kreis.
• Wir haben uns gemeinsam dafür entschieden, wie wir für die nächste Zeit unsere Gehälter festlegen und wie sie sich in 2016 entwickeln sollen. Zusätzlich haben wir uns dafür entschieden, intern komplette finanzielle Transparenz herzustellen, sodass jedes Teammitglied volle Einsicht in die Umsatz- und Kostenpositionen hat.
• Wir haben das Lernen voneinander als Priorität identifiziert. Dazu führen wir jetzt öfter Show&Tells durch, in denen ein Teammitglied den anderen etwas zu einer Technologie, einem Konzept, einem Prototyp oder einem Projekt erzählt.
• Wir wollen weiter mit Studenten und Praktikanten arbeiten und haben dafür die Zulassung als Praxispartner der DHBW Mannheim beantragt und einige Abschlussarbeiten ausgeschrieben.

Fazit

"Das war ein unglaublich effektiver Workshop", "Das müssen wir unbedingt wieder machen", "Das war sehr anstrengend, aber die Ergebnisse sind richtig cool" - sind nur einige der Aussagen, die am Ende des zweiten Tages in der Feedbackrunde gesagt wurden.

Für uns ist also klar, dass wir bei Bedarf - und vermutlich schon 2016 - wieder einen Strategie Workshop machen werden. Hoffentlich mit dem gleichen Spirit aber bestimmt auf eine andere Art und Weise besonders.

Falls ihr Fragen zu den Ergebnissen unseres Strategie Workshops oder zu unserer Vorgehensweise habt, beantworten wir euch diese gern! Z.B. per Mail oder auf Twitter.